CLASES DE DOCUMENTOS EMPRESARIALES

carta comercial 
es un documento que se ocupa principalmente de asuntos de índole comercial, aunque la carta comercial suele ser postal, hoy en día esta se presenta por e-Mali, lo que ha modificado parcialmente su estructura para adaptarse al correo electrónico.

La naturaleza de la carta comercial, es porque puede tratar de temas como:

• Acuses
• Alianzas
• Créditos
• Entregas
• Invitaciones
• Lista de materiales
• Pedidos
• Promociones etc.

La carta comercial es útil para dirigirnos a nuestros clientes, describiendo algún producto o servicio, lo novedoso que resulta y la ventaja de que lo adquiera con nosotros.

Nuestras cartas comerciales deben contener los siguientes puntos:

1. Remitente: Aquí incluiremos generalmente el membrete o logotipo de nuestra empresa; en caso de usar papel membrado, Esto ya está incluido en el papel. Esto va del lado izquierdo de nuestro encabezado. Alineado a la derecha, irá el nombre de nuestra empresa, su dirección y el teléfono o si tenemos, dirección de correo electrónico.

2.  Fecha: Aquí se indicará el lugar geográfico desde donde escribimos. La fecha debe escribirse completa, sin abreviaciones. Podemos incluir el día de la semana, para mejor orientación. Generalmente lo escribiremos centrado o ligeramente cargado hacia la derecha.

3. Destinatario: A continuación la dirección del destinatario. Aquí pondremos el nombre de la empresa a que nos dirigimos, el Departamento, si es muy específico; o bien, el nombre de la persona a quien nos dirigimos. A continuación su dirección.

4. Saludo inicial: De forma respetuosa, será la entrada de nuestra carta. Si nos dirigimos a una persona particular, utilizaremos fórmulas sencillas como:

Muy señor mío:

Estimado Cliente:

En caso de dirigirnos a una empresa usaremos una expresión en Plural:

Muy Sres. Míos:

Apreciables clientes:

5. Introducción: A continuación expondremos breve-mente el motivo de nuestra carta.

6. El cuerpo: En esta sección expondremos los datos de lo que queremos comunicar. Comenzaremos con los datos principales, luego datos secundarios y podemos terminar exponiendo alguna ventaja de que lo adquieran o contraten con nosotros. No debemos extendernos demasiado, procuremos ser claros y concisos. Podemos utilizar párrafos separados para cada tema, mejorando el orden de las ideas.

7. Despedida: Para terminar nos despediremos de nuestros destinatarios en forma cordial; si lo consideramos necesario, podemos usar fórmulas para invitar a que nos respondan:

Esperando su respuesta, se despide cordialmente.....

Sin otro motivo, se despide.....

Reciba un saludo de ......

8. Firma: Terminaremos nuestra carta, con la firma. Si la carta es enviada por la empresa, con el nombre y logotipo de la empresa es suficiente. Si la enviamos personalmente o a nombre de nuestra empresa, indicaremos nuestro nombre y cargo. Últimamente se utiliza poner una firma escaneada, que se imprime al mismo momento de imprimir el documento. Esto es útil cuando debe enviarse cientos o miles de cartas. Sin embargo, siempre que sea posible, es mejor darle el toque humano estampando nuestra firma con tinta, preferentemente azul o negra.

memorando 

El memorando, conocido originalmente como memorándum, es un documento escrito que se utiliza en una empresa para comunicarse internamente. El objetivo de este documento es el traspaso de información de manera breve. Se define como un comunicado rápido, formal pero sin la necesidad de una firma, que trata de algún asunto urgente para tener en cuenta, en forma breve y resumida. El término viene del latín memorándum, que significa “cosa que debe recordarse”. También en la oficina es conocido como un "memo".

El memorando es una manera muy útil de comunicarse dentro de una institución para lograr transmitirse de manera breve los asuntos importantes que conciernen a dicha institución. Debido a que es un documento de carácter interno por naturaleza, es utilizado para la transmisión de información entre los departamentos de una misma empresa o entre los trabajadores de la misma. Puede ser utilizado por cualquiera de ellos, no importando la jerarquía. Se considera una manera eficaz y rápida de pedir o suministrar la información, por lo que en muchos sectores como en los servicios públicos, ha logrado sustituir otros documentos como las notas.

Como se mencionó, el memorando transmite información, que normalmente, incluye instrucciones, orientación, peticiones, informes, respuestas, advertencias, etc., todo los que sea importante tener presente entre oficinas o departamentos, ante algún problema o situación de trascendencia. Aunque es un documento más bien informal, en comparación con las memorias o las notas, es necesario que sea redactado de manera precisa, clara y concisa. Se debe tener en cuenta que debe ser escrito en tercera persona, evitando hacerlo en primera persona. 

Se debe referir sólo al asunto tratado, sin incluir cosas que no estén relacionadas. Sólo se debe usar la construcción positiva. Se deben evitar los rodeos y el uso de oraciones largas que perjudiquen el entendimiento rápido del asunto.

circular 

La carta circular es un documento que se utiliza para comunicar cualquier noticia, información o evento actual, que pueda resultar de interés para la empresa, departamentos, empleados, etc.

Normalmente una carta circular comunica una determinada información o noticia a varios destinatarios, en empresas grandes, puede que a muchos destinatarios, por lo que el volumen de éstas suele ser abultado, imprimiéndose gran cantidad de éstas.

Además, la noticia o información que contiene la circular permanece en el tiempo, es decir, no se utiliza para comunicar algo que tenga un carácter puntual. Tampoco se contesta una circular aunque si se puede hacer por motivos de cortesía.

Ejemplos de circulares las podemos encontrar es: constitución, modificación o disolución de una empresa, cambios de domicilio, la visita de viajantes, la modificación de precios, etc.

Características que debe reunir una circular

• Por la característica de este documento informativo, tendrá que redactarse en un lenguaje sencillo sin utilizar términos que impidan o dificulten su comprensión.
• Debemos trata de redactar un texto breve, sin rodeos y de forma directa.
• Las ideas deberán expresarse de una manera clara, concisa y ordenada.

Acta administrativa

Un acta administrativa es el documento que se elabora para dejar evidencia y sancionar hechos que ocurren con algún trabajador y que van en contra de alguna norma de la Empresa sustentada en el Código de Conducta y/o Reglamento Interior de Trabajo y/o por ser alguna acción que represente alguna afectación para la organización. Sirve de prueba para llevar a cabo ciertos procesos laborales como la rescisión de la relación laboral sin responsabilidad para el patrón.
Informe administrativo

El informe administrativo es un documento escrito que describe o da a conocer el estado de cualquier actividad, estudio o proyecto de carácter administrativo, ya sea este en el ámbito empresarial o gubernamental.

Un informe administrativo puede ser realizado por algunos funcionarios o jefes de área de una empresa, el cual va dirigido a los superiores ya sean gubernamentales, ejecutivos, directivos de empresas, etc.

Se dirigen a los superiores (gubernamentales o empresariales) como bases para buscar mejoras en la administración.

Son generalmente realizados con tiempos programados y enfocados a la mejora y eficiencia, mediante la detección de problemas y sus posibles soluciones.

Para un informe administrativo se toman en cuanta algunos puntos:

• Se esclarecen los puntos a tratar.
• Se apoya con gráficos  tablas, cuadros  para facilitar la comprensión.
• Se exponen los problemas en la administración.
• Se proponen posibles soluciones al problema.
• Dependiendo de la extensión y tipo de informe, se pueden detallar los fallos, errores u omisiones que llevan a la in eficiencia administrativa.
• Y pormenorizar  todas y cada una de las posibles soluciones a cada problema planteado.

Clases de documentos y referencias